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La mayoría de las empresas tienen archivos físicos donde guardan gran cantidad de papel en carpetas que dificultan la posterior recuperación de un documento. Hay varios inconvenientes en este sistema de archivo: costos elevados de papel y espacio, pérdida de tiempo en el almacenamiento y recuperación de la información, etc. Hoy en día, el archivo digital es la mejor solución para este problema. 

 

Caracteristicas:

Gran capacidad de administración y almacenamiento de documentos.
Acceso o búsqueda aleatoria a la información almacenada, recuperada por procesos de indización del documento.
Bajos costos de administración y recuperar espacios físicos para asignarlos al objeto principal de los negocios.
Reducción del flujo de papel, costos de almacenamiento y costos de copias.
Esta delimitado y cumpliendo con los conceptos archivísticos, ajustados a lo definido por la ley 594 general de archivos del Archivo General de la Nación.
Habilita acceso simultáneo de múltiples usuarios a los documentos.
Posibilidad de consulta local o remota.
Controla todo el ciclo vital del documento.
Velocidad de recuperación de las imágenes almacenadas.
La aplicación cumple el concepto general de Gestión Documental.
Recuperación e impresión posterior de documentos.
Manejo de varios tipos de  Formatos WORD, EXCEL, TIF, GIF, JPG, etc.
Genera reportes de la estructura documental, por procesos o jerárquica.

 

 
3Y Solutions S.A.S. | Medellín (Colombia)