¿Qué es Dodo DOCS?

Es un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo o SGDEA, cuyo objetivo es gestionar documentos electrónicos y mantener los procesos (flujos de trabajo) en entornos digitales logrando reducir el consumo de papel y mejorando la eficiencia en tu empresa.

Cotiza con nosotros

Beneficios para la empresa al implementar un SGDEA

ESTRATÉGICOS

Se generan condiciones para el desarrollo y crecimiento de la empresa. Se facilita la toma de decisiones, la eficiencia en los procesos y el acceso a la información.

FINANCIEROS

Se disminuyen los costos asociados al almacenamiento físico, a la impresión de copias y a los insumos que de ellas se derivan.

ADMINISTRATIVOS

Se mejoran los tiempos de gestión y trámite de los documentos enviados y recibidos, hay un control completo de los procesos y de los documentos que a partir de ellos se generan.

OPERATIVOS

Se genera una reducción de impresión de documentos, de tiempos de consultas y tareas de archivo, fácil acceso a la información y mayor colaboración entre los diferentes equipos.

TECNOLÓGICOS

Ahorro de espacio físico, seguridad para el almacenamiento de documentos, centralización del acceso a datos y documentos desde los diferentes lugares y dependencias.

Principales funcionalidades de Dodo DOCS®

Formularios web

Publica formularios en tu página web para que tus clientes, proveedores y aliados ingresen datos a la aplicación: formularios de PQR, solicitudes de crédito, actualización de proveedores, etc.

Firmas digitales

No pierdas tiempo enviando documentos en papel para ser firmados. Usa las funciones de firma digital y firma electrónica para que ahorres tiempo y ganes en seguridad.

Analítica

Toma decisiones más acertadas basadas en datos, usando para ello la gran variedad de informes de los que dispone nuestra aplicación.

API

Usa nuestra API e integra otras aplicaciones como CRM's o ERP's que ya estén implantadas en tu empresa para que trabajen todas juntas como un solo macrosistema.

Notificaciones

Configura notificaciones por e-mail y SMS a tu equipo de trabajo para que siempre estén actualizados de todas las novedades de último minuto.

Expediente electrónico

Genera facilmente el expediente electrónico, es decir, el conjunto de documentos resultante después de ejecutar y terminar un flujo de trabajo.

Flujos de trabajo

Sistematiza los procesos claves de tu empresa: pago de facturas, solicitud de créditos, ingreso de personal, gestión de PQR's, etc.

Control y seguridad

Configura usuarios y roles, concede acceso y permisos a tu equipo de trabajo únicamente a las funciones y documentos que dispongas.

Búsqueda, recuperación y presentación

Consulta fácimente cualquier documento que hayas publicado anteriormente, no pierdas más tiempo buscando esa factura que necesitas en archivos físicos gigantescos.

Captura de documentos

Captura documentos en forma electrónica utilizando un scanner o captúralos directamente desde tu PC u otros canales, correo electrónico, formulario web, etc.

TRD/TVD

Genera y consulta fácilmente las Tablas de Retención Documental (TRD) y de Valoración Documental (TVD).

Cuadro de clasificación documental (CCD)

Modela tu estructura archivística manual creando fácilmente las series y subseries documentales con sus respectivos códigos.

Escenarios de aplicación de nuestra solución

Gestión de la correspondencia

Automatiza el proceso de recepción, reparto y respuesta de correspondencia, agilizando la comunicación con tus clientes, proveedores y colaboradores.

Pago a proveedores

Sistematiza el proceso de pago de facturas a tus proveedores y notificales vía correo electrónico.

Fábrica de créditos

Las entidades financieras pueden beneficiarse al mejorar los tiempos de respuesta en el análisis de solicitudes de crédito, incluso recopilando los documentos desde su página web.

Respuesta de PQR's

Crea un formulario en tu página web para que tus clientes registren sus casos e inicia un flujo de trabajo en forma automática cada vez que se registra una solicitud para gestionar la respuesta.

Gestión humana

Automatiza los procesos de esta área de tu empresa: selección de personal, solicitud de vacaciones, solicitud de cartas laborales, gestión de incapacidades, etc.

Estándares de calidad

Gestiona cualquier norma técnica utilizando las funciones de generación de formularios, almacenamiento de documentos y programación de flujos de trabajo.

Modelos de entrega

Whatsapp


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