3Y Solutions S.A.S.

¿Qué es Dodo DOCS®?

Es un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo o SGDEA, cuyo objetivo es gestionar documentos electrónicos y mantener los procesos (flujos de trabajo) en entornos digitales logrando reducir el consumo de papel y mejorando la eficiencia en tu empresa.

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Beneficios para las empresas

SGDEA

La implementación de un SGDEA representa un avance significativo en la modernización y digitalización de la gestión documental dentro de una empresa, facilitando el acceso y la administración de la información.

ESTRATÉGICOS

Se generan condiciones para el desarrollo y crecimiento de la empresa, al facilitar la toma de decisiones y la eficiencia en los procesos.

FINANCIEROS

Se disminuyen los costos asociados al almacenamiento físico, a la impresión de copias y a los insumos que de ellas se derivan.

ADMINISTRATIVOS

Se mejoran los tiempos de gestión de documentos, con un control completo de los procesos y los documentos generados.

OPERATIVOS

Reducción de impresión, tiempos de consulta y archivo, fácil acceso y mayor colaboración entre equipos.

TECNOLÓGICOS

Ahorro de espacio, seguridad en almacenamiento, y acceso centralizado a datos y documentos..

Escenarios de aplicación

SGDEA

Nuestra solución está diseñada para integrarse perfectamente en múltiples entornos, adaptándose a las necesidades específicas de cada sector.

Gestión de la correspondencia

Automatiza el proceso de recepción, reparto y respuesta de correspondencia, agilizando la comunicación con tus clientes, proveedores y colaboradores.

Pago a proveedores

Sistematiza el proceso de pago de facturas a tus proveedores y notificales vía correo electrónico, manteniéndolos informados sobre el estado de sus pagos.

Fábrica de créditos

Las entidades financieras pueden beneficiarse al mejorar los tiempos de respuesta en el análisis de solicitudes de crédito, incluso recopilando los documentos desde su página web.

Respuesta de PQR's

Crea un formulario en tu página web para que tus clientes registren sus casos e inicia un flujo de trabajo en forma automática cada vez que se registra una solicitud para gestionar la respuesta.

Gestión humana

Automatiza los procesos de esta área de tu empresa: selección de personal, solicitud de vacaciones, solicitud de cartas laborales, gestión de incapacidades, etc.

Estándares de calidad

Gestiona cualquier norma técnica utilizando las funciones de generación de formularios, almacenamiento de documentos y programación de flujos de trabajo.

Inteligencia artificial

Chat con documentos

Interactua con el contenido de tus documentos mediante chat.

En la nube

Dodo DOCS® - SaaS

Potencia tu negocio con nuestra solución SaaS.

Principales funcionalidades

Dodo DOCS®

Flujos de trabajo

Sistematiza los procesos claves de tu empresa: pago de facturas, solicitud de créditos, ingreso de personal, gestión de PQR's, etc

Gestión

Consulta fácilmente cualquier documento publicado previamente, sin perder tiempo buscando esa factura en archivos físicos enormes.

Notificaciones

Configura notificaciones por e-mail y SMS para mantener siempre actualizado a tu equipo con las últimas novedades.

Analítica

Toma decisiones más acertadas basadas en datos, usando para ello la gran variedad de informes de los que dispone nuestra aplicación.

TRD/TVD

Genera y consulta de manera sencilla las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD) para una gestión eficiente de tus documentos.

Cuadro de clasificación documental (CCD)

Modela tu estructura archivística manual creando fácilmente las series y subseries documentales con sus respectivos códigos.

Expediente electrónico

Genera facilmente el expediente electrónico, es decir, el conjunto de documentos resultante después de ejecutar y terminar un flujo de trabajo.

Captura de documentos

Captura documentos en forma electrónica utilizando un scanner o captúralos directamente desde tu PC u otros canales, correo electrónico, formulario web, etc.

Firmas digitales

No pierdas tiempo enviando documentos en papel para ser firmados. Usa las funciones de firma digital y firma electrónica para que ahorres tiempo y ganes en seguridad.a ineto.

API

Usa nuestra API e integra otras aplicaciones como CRM's o ERP's que ya estén implantadas en tu empresa para que trabajen todas juntas como un solo macrosistema.

Formularios web

Publica formularios en tu página web para que tus clientes, proveedores y aliados ingresen datos a la aplicación: formularios de PQR, solicitudes de crédito, actualización de proveedores, etc.

Control y seguridad

Configura usuarios y roles de manera personalizada, concede acceso y permisos a tu equipo de trabajo únicamente a las funciones y documentos que dispongas.